Co wpisuje się w koszty uzyskania przychodu: przykłady z życia małej firmy

Czym właściwie są koszty uzyskania przychodu w małej firmie

Definicja kosztu uzyskania przychodu w praktycznym ujęciu

Koszty uzyskania przychodu to wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodu, zabezpieczenia źródła przychodu lub jego zachowania. Kluczowe są tu trzy elementy: związek z przychodem, racjonalność wydatku i odpowiednie udokumentowanie.

W praktyce małej firmy oznacza to, że kosztami uzyskania przychodu są takie wydatki, które:

• mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą,
• są racjonalne i gospodarczo uzasadnione,
• nie zostały wymienione w przepisach jako wydatki niestanowiące kosztów,
• są prawidłowo udokumentowane (faktura, rachunek, umowa, dowód zapłaty).

Nie ma zamkniętego katalogu, które wydatki wpisują się w koszty uzyskania przychodu. Jest natomiast lista wydatków, które z definicji nie mogą być kosztem (np. grzywny, odsetki od zaległości podatkowych, wydatki na reprezentację w określonym rozumieniu).

Zasady ogólne: kiedy wydatek może stać się kosztem

Aby wydatek mógł zostać ujęty w kosztach uzyskania przychodu, należy spełnić kilka warunków jednocześnie. Można je potraktować jak listę kontrolną dla małej firmy.

• Związek z działalnością – wydatek powinien służyć zarabianiu, usprawnianiu pracy, zwiększeniu efektywności, bezpieczeństwu lub utrzymaniu możliwości świadczenia usług.
• Racjonalność – wydatek musi być rozsądny dla danej skali i rodzaju działalności (inna „norma” dla jednoosobowego biura, inna dla warsztatu produkcyjnego).
• Brak w katalogu wyłączeń – nie może znajdować się w ustawowym spisie wydatków niestanowiących kosztów (np. koszty zakupu gruntów, spłata pożyczki, prywatne ubezpieczenia na życie przedsiębiorcy).
• Udokumentowanie – konieczna jest faktura, rachunek, umowa z dowodem zapłaty lub inny dowód księgowy spełniający wymagania przepisów.
• Faktyczne poniesienie – koszt musi być realnie poniesiony (w firmach na KPiR z reguły liczy się moment wystawienia faktury i spełnienie warunków, a przy metodzie memoriałowej dodatkowo rozliczenie w czasie).

Jeżeli którykolwiek z tych elementów nie jest spełniony, księgowanie wydatku jako kosztu uzyskania przychodu jest ryzykowne. W razie kontroli skarbowej to przedsiębiorca musi udowodnić, że dany wydatek miał związek z działalnością.

Przykładowy tok myślenia małego przedsiębiorcy

Dla małej firmy praktyczna zasada jest prosta: za każdym razem, gdy ponosisz wydatek, zadaj sobie trzy pytania:

1. Czy ten wydatek ma związek z moim sposobem zarabiania pieniędzy?
2. Czy potrafię to uzasadnić komuś z zewnątrz (np. urzędnikowi), logicznie i bez naciągania?
3. Czy mam na to odpowiedni dokument, który wskazuje firmę jako nabywcę?

Jeżeli odpowiedź na wszystkie pytania brzmi „tak”, bardzo prawdopodobne, że wydatek może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodu. Jeżeli przy którymś pytaniu zaczynają się wątpliwości, lepiej skonsultować to z księgową lub doradcą podatkowym.

Typowe koszty w małej firmie – przegląd praktycznych kategorii

Zakup towarów handlowych i materiałów do produkcji

W większości małych firm podstawową grupą kosztów uzyskania przychodu są towary handlowe i materiały. Dla sklepu internetowego będą to sprzedawane produkty, dla zakładu stolarskiego – drewno i okucia, dla cukierni – składniki do wypieku ciast.

Towary handlowe obejmują zakup rzeczy przeznaczonych do dalszej odsprzedaży w niezmienionej postaci. Materiały z kolei to składniki, które firma zużywa w procesie produkcji lub świadczenia usług. Obie grupy bezpośrednio wpływają na przychód – bez nich nie byłoby co sprzedawać.

Nowi przedsiębiorcy często zapominają, że kosztem jest również transport towarów i materiałów, jeżeli jest wykazany na fakturze albo osobnym dokumencie. Warto dopilnować, aby przewoźnik wystawiał faktury na dane firmy – ułatwia to księgowanie i obniża podstawę opodatkowania.

Wydatki na usługi obce: księgowość, marketing, podwykonawcy

Małe firmy bardzo często korzystają z usług obcych, bo nie opłaca się zatrudniać specjalistów na etat. Usługi obce to jedna z najprostszych kategorii kosztów uzyskania przychodu, pod warunkiem, że tworzą wartość dla firmy.

• Księgowość i doradztwo podatkowe – prowadzenie KPiR, sporządzanie deklaracji, konsultacje.
• Usługi marketingowe – kampanie reklamowe, prowadzenie social mediów, projektowanie materiałów promocyjnych.
• Usługi IT – administracja serwerem, tworzenie i aktualizacja strony internetowej, wdrożenie systemu sprzedażowego.
• Podwykonawcy – zlecanie części prac freelancerom lub innym firmom (np. montaż, transport, projektowanie).

Wszystkie powyższe wydatki wpisują się w koszty uzyskania przychodu, o ile są związane z działalnością i odpowiednio udokumentowane. Umowy zlecenia i o dzieło zawierane przez przedsiębiorcę z osobami fizycznymi to również koszt, tak jak naliczone i odprowadzone składki ZUS oraz zaliczki na PIT od tych wynagrodzeń.

Media, telefon i internet w firmie

Do klasycznych kosztów małych firm należą opłaty za prąd, wodę, gaz, telefon i internet. Jeżeli działalność jest prowadzona w wynajętym lokalu wyłącznie firmowym, sytuacja jest prosta – wszystkie rachunki są kosztami uzyskania przychodu.

Inaczej jest przy działalności w mieszkaniu prywatnym. Wtedy najczęściej ustala się proporcję wykorzystania lokalu na potrzeby firmowe (np. 30% powierzchni) i w takiej części zalicza się media w koszty. Analogicznie z internetem czy telefonem – jeżeli są używane zarówno prywatnie, jak i służbowo, można rozliczyć proporcję, ale trzeba umieć ją uzasadnić.

Typowy przykład: właściciel małej agencji reklamowej pracujący z domu ustala, że z 60 m² mieszkania 18 m² (30%) to wydzielone biuro. Rachunki za prąd, internet i czynsz rozlicza więc w kosztach uzyskania przychodu w 30%. Nie jest to idealna metoda, ale często akceptowana w praktyce, o ile jest logicznie wytłumaczona.

Środki trwałe i wyposażenie – większe zakupy w kosztach małej firmy

Środek trwały a zwykły zakup – gdzie leży granica

Dla małej firmy bardzo istotne jest rozróżnienie pomiędzy środkiem trwałym a zwykłym wyposażeniem lub materiałem. Od tego zależy sposób ujęcia w kosztach uzyskania przychodu.

Środkiem trwałym jest składnik majątku, który:

• stanowi własność lub współwłasność firmy,
• jest kompletny i zdatny do użytku,
• przewidywany okres jego używania przekracza 1 rok,
• jest wykorzystywany na potrzeby działalności gospodarczej.

Przykłady środków trwałych w małej firmie:

• komputer stacjonarny lub laptop o znacznej wartości,
• maszyny i urządzenia produkcyjne,
• samochód firmowy,
• meble biurowe o dłuższym okresie użytkowania,
• kasy fiskalne, drukarki, sprzęt specjalistyczny.

Wydatki na środki trwałe nie są jednorazowo kosztem uzyskania przychodu (z wyjątkami), lecz ujmuje się je poprzez amortyzację, czyli stopniowe rozpisywanie kosztu w czasie.

Amortyzacja jako forma rozliczania kosztów

Amortyzacja to rozliczanie w kosztach zużycia środka trwałego. Zamiast jednorazowego wrzucenia całości wydatku w koszty uzyskania przychodu, koszt jest rozłożony na miesiące lub lata. Dla małej firmy ma to dwie konsekwencje:

• nie można od razu „obniżyć” podatku o całą wartość zakupu,
• co miesiąc lub kwartał pojawia się stały koszt amortyzacji, który zmniejsza dochód do opodatkowania.

Stawki amortyzacji są określone w przepisach (Wykaz rocznych stawek amortyzacyjnych), ale w niektórych przypadkach małe firmy mogą stosować amortyzację jednorazową (np. przy zastosowaniu limitów dla małych podatników w ramach pomocy de minimis lub uproszczeń dla środków trwałych o niskiej wartości).

Przykład z życia: mikroprzedsiębiorca kupuje maszynę do produkcji za kilkadziesiąt tysięcy złotych. Zamiast jednorazowo zaliczyć wydatek do kosztów uzyskania przychodu, wprowadza maszynę do ewidencji środków trwałych i rozlicza ją przez kilka lat. Każdy miesięczny odpis amortyzacyjny staje się kosztem.

Wyposażenie o niższej wartości – kiedy można wrzucić w koszty jednorazowo

W praktyce małej firmy pojawia się wiele zakupów o niższej wartości, które nie muszą być traktowane jak pełnoprawne środki trwałe. Przepisy pozwalają na jednorazowe zaliczenie do kosztów uzyskania przychodu składników majątku o wartości poniżej wyznaczonego limitu (aktualny limit należy zawsze sprawdzić w obowiązujących regulacjach, ponieważ może się zmieniać).

Przykłady zakupów, które w wielu przypadkach są rozliczane jednorazowo:

• krzesło biurowe czy prosty regał do biura,
• monitor o niższej wartości,
• drukarka czy skaner w tańszej wersji,
• telefony służbowe niższej klasy cenowej.

Istotne jest, aby takie wyposażenie było wykorzystywane w działalności i odpowiednio opisane w ewentualnej ewidencji wyposażenia. Sam fakt, że jest to rzecz „tania”, nie wystarczy – musi spełniać warunki kosztu uzyskania przychodu.

Samochód w małej firmie – paliwo, serwis i inne wydatki jako koszty

Samochód firmowy a prywatny używany w działalności

Samochód to dla wielu małych firm jedno z kluczowych narzędzi pracy. W zależności od sposobu, w jaki jest wykorzystywany, inaczej rozlicza się koszty uzyskania przychodu związane z jego eksploatacją.

Można spotkać kilka rozwiązań:

• Samochód stanowiący środek trwały firmy – wprowadzony do ewidencji, amortyzowany; wydatki eksploatacyjne (paliwo, serwis, części) są kosztami, z uwzględnieniem limitów wynikających z przepisów.
• Samochód prywatny wykorzystywany do celów firmowych – koszty rozliczane częściowo, najczęściej na podstawie faktycznego użytkowania dla celów działalności (w zależności od aktualnych regulacji mogą obowiązywać konkretne limity procentowe).
• Samochód w leasingu – raty leasingowe, opłata wstępna, ubezpieczenie i inne wydatki związane z użytkowaniem mogą być kosztami, również z określonymi ograniczeniami.

Ostateczny sposób rozliczania zależy od formy własności samochodu i wybranych rozwiązań księgowych. Dlatego przy zakupie auta warto wcześniej przeanalizować konsekwencje podatkowe, bo wpływają one na to, co i w jakiej wysokości wpisuje się w koszty uzyskania przychodu.

Wydatki eksploatacyjne: paliwo, serwis, ubezpieczenie

Do typowych kosztów związanych z samochodem w małej firmie należą:

• paliwo (benzyna, olej napędowy, gaz),
• serwis i naprawy – przeglądy, wymiana części, prace warsztatowe,
• opony i ich wymiana,
• ubezpieczenie – obowiązkowe OC, a także AC i inne polisy dodatkowe,
• myjnia – jeżeli auto jest wykorzystywane służbowo, utrzymanie w czystości ma związek z działalnością,
• opłaty drogowe i parkingi – autostrady, strefy płatnego parkowania przy wyjazdach służbowych,
• opłata za garaż lub miejsce parkingowe, o ile jest uzasadniona i związana z bezpieczeństwem firmowego auta.

Delegacje, podróże służbowe i szkolenia

W małej firmie sporo wydatków pojawia się przy okazji wyjazdów do klientów, na targi branżowe czy szkolenia. Wiele z nich można ująć jako koszty uzyskania przychodu, ale pod warunkiem, że mają związek z działalnością i są dobrze udokumentowane.

Do typowych kosztów podróży służbowych należą:

• bilety – kolejowe, autobusowe, lotnicze,
• noclegi – hotele, pensjonaty, apartamenty wynajęte na czas delegacji,
• diet y i inne należności pracownicze związane z podróżą,
• lokalny transport – taksówki, komunikacja miejska, wynajem auta na miejscu,
• opłaty konferencyjne, bilety na targi branżowe, wejściówki na wydarzenia biznesowe.

Jeżeli przedsiębiorca sam jedzie na spotkanie z kontrahentem do innego miasta, faktury za hotel, bilety i parkingi mogą stać się kosztami działalności. Podobnie w przypadku wysłania pracownika na szkolenie produktowe organizowane przez dostawcę – delegacja, nocleg i diety będą prawidłowo ujętymi kosztami, o ile podróż jest związana z pracą.

Same szkolenia i kursy również wpisują się w koszty uzyskania przychodu, gdy podnoszą kwalifikacje potrzebne w biznesie. Kurs programowania dla freelancera IT, szkolenie sprzedażowe dla handlowca czy warsztaty z obsługi specjalistycznej maszyny – każdy z tych wydatków jest logicznie powiązany z przychodem. Gorzej z wydatkami o charakterze ogólnym lub hobbystycznym, których związku z firmą nie da się obronić.

Pracownicy i współpracownicy – jakie wydatki zaliczyć do kosztów

Przy zatrudnianiu ludzi wachlarz kosztów jest szeroki. Wiele osób skupia się tylko na wynagrodzeniu, a pomija inne, równie istotne elementy.

Do kosztów uzyskania przychodu zalicza się między innymi:

• wynagrodzenia brutto pracowników na umowie o pracę,
• składki ZUS finansowane przez pracodawcę,
• wynagrodzenia z umów cywilnoprawnych (zlecenia, dzieło) wraz z należnymi składkami i podatkiem,
• premie, nagrody, dodatki, jeżeli wynikają z regulaminów, umów lub decyzji biznesowej,
• świadczenia pozapłacowe – dofinansowanie do okularów korekcyjnych do pracy przy komputerze, szkolenia, pakiety medyczne czy sportowe w uzasadnionym zakresie,
• odzież robocza i środki BHP,
• koszty rekrutacji – ogłoszenia, usługi agencji doradztwa personalnego, testy kompetencji.

Przykład z praktyki: mały zakład produkcyjny finansuje pracownikom obowiązkowe szkolenia BHP i badania lekarskie. Wszystkie poniesione na ten cel wydatki stają się kosztami firmy, bo są bezpośrednio związane z zatrudnieniem i wymagane przepisami.

Warto też pamiętać o kosztach organizacji pracy: biurka, krzesła, komputery dla pracowników, oprogramowanie, licencje – to również wydatki, które co do zasady można ująć w kosztach uzyskania przychodu, jeśli są związane z wykonywaniem zadań służbowych.

Odzież firmowa, środki BHP i wizerunek pracowników

W wielu branżach pojawia się pytanie, czy wydatki na ubrania czy wizerunek można wliczyć w koszty. Kluczem jest tu funkcja danego wydatku.

Kosztami będą przede wszystkim:

• odzież robocza i ochronna – fartuchy, obuwie robocze, kaski, rękawice, odzież odblaskowa,
• odzież firmowa z wyraźnym logo, wykorzystywana w pracy (np. koszulki, bluzy, polary dla zespołu obsługi klienta),
• środki higieny i bezpieczeństwa – apteczki, środki dezynfekcji, gaśnice, wyposażenie wymagane przepisami BHP.

Classicznym obszarem spornym są zakupy odzieży „eleganckiej”, jak garnitur czy sukienka biznesowa dla właściciela firmy. Organy podatkowe zazwyczaj uznają je za wydatek o charakterze osobistym, a nie koszt uzyskania przychodu, nawet jeśli strój jest używany głównie na spotkaniach biznesowych.

Marketing, reklama i reprezentacja – gdzie przebiega granica

Małe firmy coraz więcej inwestują w marketing internetowy, materiały promocyjne oraz budowanie marki. Nie każdy wydatek na „pokazanie się” będzie jednak kosztem uzyskania przychodu w rozumieniu przepisów.

Reklama i promocja jako koszty podatkowe

Wydatki na reklamę i promocję mają za zadanie zwiększyć sprzedaż i rozpoznawalność firmy, dlatego co do zasady mieszczą się w kosztach uzyskania przychodu. Do tej grupy zalicza się między innymi:

• kampanie online – reklamy w wyszukiwarkach, social mediach, remarketing,
• pozycjonowanie i content – SEO, artykuły sponsorowane, prowadzenie bloga firmowego,
• materiały drukowane – ulotki, katalogi, wizytówki, roll-upy,
• gadżety reklamowe – długopisy, notesy, smycze z logo, drobne upominki masowo rozdawane klientom,
• strona internetowa – projekt, wdrożenie, hosting, utrzymanie domeny,
• stoiska na targach – wynajem powierzchni, zabudowa, materiały targowe.

Właściciel sklepu internetowego inwestujący w reklamy płatne w sieci oraz pozycjonowanie ma pełne prawo zaliczyć te wydatki do kosztów uzyskania przychodu. To bezpośrednie działania mające na celu zwiększenie sprzedaży.

Reprezentacja – wydatki o ograniczonej możliwości rozliczenia

Inaczej traktuje się wydatki o charakterze reprezentacyjnym, czyli nastawione głównie na budowanie wizerunku okazałości, prestiżu, luksusu. Przykładami są:

• wystawne przyjęcia dla kontrahentów,
• bardzo drogie prezenty indywidualne,
• ekskluzywne kolacje w restauracjach.

Tego typu koszty często nie mogą być zaliczone do podatkowych kosztów uzyskania przychodu. Granica między zwykłym spotkaniem biznesowym (np. lunch przy okazji omawiania kontraktu) a reprezentacją bywa cienka, dlatego każdy przypadek trzeba ocenić indywidualnie, biorąc pod uwagę skalę wydatku i jego charakter.

Bezpieczniejsze są wydatki masowe i standaryzowane, takie jak drobne gadżety reklamowe czy poczęstunek na stoisku targowym. Im bardziej wydatek wygląda jak „luksus dla wybranych”, tym większe ryzyko, że zostanie zakwestionowany jako koszt podatkowy.

Finansowanie działalności – odsetki, prowizje i inne opłaty bankowe

Wiele małych firm korzysta z kredytów, pożyczek, limitów w koncie czy leasingów. Koszty związane z pozyskaniem i obsługą finansowania często można ująć w kosztach uzyskania przychodu.

Odsetki od kredytu i prowizje bankowe

Jeżeli kredyt lub pożyczka służy działalności (np. na zakup towarów, środków trwałych, refinansowanie zobowiązań firmowych), to:

• odsetki zapłacone od takiego finansowania mogą stanowić koszt uzyskania przychodu,
• prowizje bankowe i opłaty za udzielenie kredytu, prowadzenie rachunku firmowego, przelewy czy terminal płatniczy również mieszczą się w kosztach.

Sam kapitał pożyczki czy kredytu nie jest kosztem – jest tylko źródłem finansowania wydatków. Koszt podatkowy pojawia się w momencie poniesienia odsetek lub prowizji. Przy leasingu sytuacja jest podobna – kosztami są raty leasingowe (w części kapitałowo-odsetkowej) oraz opłata wstępna, o ile umowa jest związana z działalnością.

Kursy walut i rozliczenia w obcej walucie

Firmy współpracujące z kontrahentami zagranicznymi ponoszą też koszty i osiągają przychody w obcych walutach. Różnice kursowe, prowizje za przewalutowanie czy opłaty za przelewy zagraniczne to dodatkowa kategoria wydatków.

Co do zasady:

• ujemne różnice kursowe związane z działalnością mogą być kosztem,
• prowizje za przewalutowanie i międzynarodowe przelewy bankowe także stają się kosztami uzyskania przychodu.

W praktyce księgowość wylicza różnice kursowe na podstawie przyjętych zasad, a przedsiębiorca widzi je w ewidencji jako dodatkowe koszty lub przychody finansowe.

Sprzęt i oprogramowanie – cyfrowe narzędzia w kosztach

Coraz więcej procesów w małych firmach opiera się na narzędziach cyfrowych. To nie tylko komputery, ale całe środowisko oprogramowania, usług chmurowych i subskrypcji.

Licencje, abonamenty i usługi w chmurze

Wydatki na oprogramowanie i usługi online zazwyczaj można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Dotyczy to zarówno licencji jednorazowych, jak i opłat abonamentowych, na przykład:

• programów księgowych i magazynowych,
• pakietów biurowych,
• narzędzi do projektowania graficznego, montażu wideo, obróbki zdjęć,
• systemów CRM, narzędzi do e-mail marketingu,
• subskrypcji chmurowych (dyski w chmurze, hosting aplikacji),
• oprogramowania branżowego – np. do obsługi gabinetu, rezerwacji, produkcji.

W przypadku droższych licencji o długim okresie użytkowania możliwe jest traktowanie ich jak wartości niematerialne i prawne i rozliczanie poprzez amortyzację. Tanie, cykliczne subskrypcje zazwyczaj są kosztem na bieżąco, w dacie poniesienia wydatku.

Sprzęt elektroniczny i akcesoria

Poza głównymi środkami trwałymi, jak komputery czy serwery, przedsiębiorca kupuje też wiele dodatków: klawiatury, myszki, słuchawki, kamery, routery, drobne elementy sieciowe. Takie zakupy zwykle są ujmowane jako:

• jednorazowy koszt w miesiącu zakupu – gdy ich wartość jest relatywnie niska,
• część wyposażenia z ujęciem w ewidencji, jeżeli ich okres użytkowania jest dłuższy, a wartość istotna dla firmy.

Freelancer w branży online kupujący mikrofon i lampę do nagrywania materiałów dla klientów ma mocne uzasadnienie, że są to narzędzia pracy, a nie gadżety prywatne – tym samym wchodzą one w koszty uzyskania przychodu.

Koszty „około­biznesowe” – co często bywa pomijane

Są też kategorie wydatków, o których przedsiębiorcy rzadziej myślą w kontekście podatku, a które w wielu przypadkach można rozliczyć.

Ubezpieczenia, doradztwo i obsługa prawna

Do kosztów można zaliczyć między innymi:

• ubezpieczenia majątkowe firmy – polisę na lokal, sprzęt, odpowiedzialność cywilną,
• ubezpieczenia branżowe wymagane przez kontrahentów lub prawo (np. OC zawodowe),
• usługi doradcze – konsultacje z prawnikiem, doradcą podatkowym, specjalistą ds. ochrony danych osobowych,
• koszty sporów sądowych związanych z działalnością, np. dochodzenie należności od nierzetelnego kontrahenta (z wyłączeniem kar i grzywien).

Jeżeli firma zawiera umowę z kancelarią prawną na obsługę umów z klientami, honorarium prawnika – udokumentowane fakturą – staje się kosztem działalności. Podobnie opłata za przygotowanie regulaminu sklepu internetowego czy polityki prywatności.

Opłaty administracyjne i branżowe

W codziennej działalności pojawiają się również różnego rodzaju opłaty administracyjne i branżowe, które często umykają uwadze:

• opłaty za wpisy do rejestrów i licencje potrzebne do prowadzenia działalności,
• składki członkowskie w izbach gospodarczych lub organizacjach branżowych, jeżeli służą celom biznesowym,
• koszty obowiązkowych badań i certyfikacji produktów, maszyn czy usług.

Centrum szkoleniowe przygotowujące kursy zawodowe może zaliczyć do kosztów wydatki na uzyskanie akredytacji, certyfikatów oraz wymaganych pozwoleń, ponieważ bez nich nie mogłoby legalnie prowadzić działalności.

Szkolenia, rozwój i literatura branżowa

Wydatki na rozwój kompetencji, które są faktycznie wykorzystywane w działalności, mogą stać się kosztem uzyskania przychodu. Chodzi zarówno o szkolenia twarde, jak i miękkie – o ile mają związek z przychodami firmy.

Kursy, konferencje i warsztaty

Jeżeli przedsiębiorca lub jego pracownicy biorą udział w wydarzeniach podnoszących kwalifikacje potrzebne w firmie, wydatek na:

• kursy specjalistyczne (np. księgowość, obsługa maszyn, nowe technologie),
• konferencje branżowe i kongresy,
• warsztaty sprzedażowe i negocjacyjne,
• szkolenia BHP i inne wymagane przepisami

może zwiększyć koszty podatkowe. Liczy się nie tylko sam udział, ale również związane z nim wydatki, takie jak opłata konferencyjna, materiały szkoleniowe czy dostęp do nagrań.

Przykładowo – właścicielka małej agencji marketingowej, która finansuje zespołowi udział w szkoleniu z reklamy performance, dokumentuje fakturę od organizatora i rozlicza ją w kosztach firmy. Szkolenie bezpośrednio wpływa na jakość usług, a więc i na możliwość uzyskiwania przychodów.

Książki, czasopisma i serwisy eksperckie

Do kosztów można zaliczyć także:

• literaturę fachową – książki o podatkach, prawie, marketingu, technologii, zarządzaniu, jeżeli pomagają w prowadzeniu działalności,
• czasopisma branżowe, prenumeraty magazynów specjalistycznych,
• dostęp do płatnych serwisów eksperckich, baz wiedzy, komentarzy prawnych.

Gdy jednoosobowe biuro rachunkowe kupuje komentarz do ustawy podatkowej w formie książki lub dostępu online, nie jest to „hobby”, tylko realne narzędzie pracy. Taki wydatek ma związek z uzyskiwanymi przychodami i przy prawidłowym udokumentowaniu stanowi koszt.

Pracownicy, współpracownicy i koszty personalne

Zatrudnianie ludzi generuje szereg wydatków, które – o ile są należycie udokumentowane i związane z działalnością – mieszczą się w kategorii kosztów uzyskania przychodu.

Wynagrodzenia, składki i dodatkowe świadczenia

Do najczęściej spotykanych kosztów personalnych należą:

• wynagrodzenia brutto pracowników,
• składki ZUS finansowane przez pracodawcę,
• umowy zlecenia i o dzieło (w części przypadającej na wynagrodzenie zleceniobiorcy/wykonawcy),
• dodatkowe świadczenia takie jak pakiety medyczne, karty sportowe, jeżeli są związane z zatrudnieniem i odpowiednio opodatkowane,
• premie i nagrody wypłacane za efekty pracy.

Mała firma produkcyjna wypłacająca premie kwartalne za wyniki zespołu może wliczyć je w koszty – to element polityki motywacyjnej wpływający na wydajność i jakość pracy.

Odzież robocza i BHP

W wielu branżach pojawia się obowiązek zapewnienia pracownikom odzieży i środków ochrony. Do kosztów należą wtedy:

• odzież robocza i ochronna – fartuchy, obuwie, kaski, rękawice itp.,
• środki ochrony indywidualnej,
• okresowe badania lekarskie i profilaktyczne,
• szkolenia BHP.

Wydatki na elegancką, „wizytową” garderobę właściciela, która może być używana także prywatnie (garnitur, sukienka koktajlowa), są znacznie trudniejsze do obrony jako koszt. Co innego ubranie wyraźnie robocze, oznakowane logo lub przeznaczone wyłącznie do pracy.

Delegacje i podróże służbowe pracowników

Jeśli firma wysyła pracownika w podróż służbową, powstają dodatkowe koszty:

• diety z tytułu podróży służbowej,
• noclegi (hotel, pensjonat, apartament),
• koszty dojazdów – bilety lotnicze, kolejowe, autobusowe,
• opłaty parkingowe i autostradowe w trakcie delegacji.

Sprzedawca terenowy, który odwiedza klientów w innym mieście, a firma opłaca mu hotel i bilety kolejowe, generuje legalne koszty działalności – ważne jest prawidłowe rozliczenie delegacji i zbieranie faktur.

Zakup towarów handlowych i materiałów

W przypadku firm handlowych i usługowych jednym z podstawowych obszarów są koszty związane bezpośrednio z oferowanym produktem lub usługą.

Towary do dalszej odsprzedaży

Przedsiębiorca kupujący towar z zamiarem jego dalszej odsprzedaży ujmuje wydatek jako koszt uzyskania przychodu. W praktyce obejmuje to:

• towary handlowe (np. ubrania w butiku, elektronika w sklepie online),
• koszty transportu i załadunku związane z dostawą do magazynu,
• ubezpieczenie transportu, jeżeli jest bezpośrednio powiązane z zakupem.

Sam moment rozpoznania kosztu zależy od formy prowadzonej ewidencji (np. księga przychodów i rozchodów z remanentem), ale z perspektywy podatkowej zakup towaru służy osiągnięciu przychodów i jest kosztem.

Materiały zużywane przy świadczeniu usług

Firmy usługowe kupują materiały, które nie są sprzedawane osobno, ale są zużywane podczas wykonywania usługi. Przykłady:

• kosmetyki w salonie fryzjerskim czy kosmetycznym,
• chemia i akcesoria w firmie sprzątającej,
• materiały budowlane przy drobnych remontach i pracach wykończeniowych,
• surowce w małej gastronomii – mąka, mięso, warzywa, przyprawy.

Jednoosobowa firma remontowa, która kupuje farby, gładzie, taśmy i folie zabezpieczające podłogi, dokumentuje zakupy fakturami i rozlicza je jako koszt materiałów. Nawet jeśli materiał zużywany jest w kilku zleceniach, związek z przychodem pozostaje oczywisty.

Samochód i inne pojazdy w działalności

Auto używane w firmie – czy to osobowe, czy dostawcze – generuje wiele różnych kosztów. Kluczowe jest określenie, w jakim zakresie pojazd służy działalności i jak jest rozliczany podatkowo.

Paliwo, serwis i eksploatacja

W koszty działalności można ująć m.in.:

• paliwo zużyte podczas wyjazdów służbowych,
• przeglądy techniczne i naprawy,
• opony, wymianę oleju, części eksploatacyjne,
• ubezpieczenie OC/AC związane z pojazdem wykorzystywanym w działalności,
• myjnie, płyny eksploatacyjne i drobne akcesoria.

Zakres zaliczenia takich wydatków do kosztów zależy od wybranej formy rozliczania pojazdu (tylko firmowo czy także prywatnie). Przy samochodzie wykorzystywanym mieszanie fiskus może ograniczać część wydatków, dlatego sposób użytkowania trzeba udokumentować.

Leasing, najem i wynajem krótkoterminowy

Wiele małych firm wykorzystuje leasing lub wynajem zamiast zakupu auta za gotówkę. W takim modelu do kosztów trafiają:

• raty leasingowe lub czynsz najmu,
• opłata wstępna przy leasingu,
• opłaty manipulacyjne i prowizje leasingodawcy lub firmy wynajmującej.

Przykładowo – grafik prowadzący działalność gospodarczą, który korzysta z leasingu samochodu osobowego, zalicza w koszty raty leasingowe i opłatę wstępną, pod warunkiem że auto jest realnie wykorzystywane do dojazdów na spotkania z klientami czy przewozu sprzętu.

Media, czynsz i inne koszty lokalu firmowego

Lokal, w którym prowadzona jest działalność, generuje stałe, powtarzalne wydatki. Mogą dotyczyć zarówno biura, magazynu, jak i części mieszkania wykorzystywanej na biuro domowe.

Czynsz, energia i pozostałe opłaty eksploatacyjne

Jeżeli firma korzysta z biura lub wynajmowanego lokalu, do kosztów należą:

• czynsz najmu powierzchni biurowej lub magazynowej,
• energia elektryczna,
• ogrzewanie, woda, wywóz śmieci,
• opłaty do wspólnoty lub spółdzielni, jeżeli obciążają przedsiębiorcę.

Przy biurze w domu przedsiębiorcy można rozliczać proporcjonalną część kosztów, przypadającą na powierzchnię faktycznie wykorzystywaną do działalności. Wymaga to przyjęcia logicznego klucza (np. procent powierzchni mieszkania) i konsekwentnego stosowania go w rozliczeniach.

Wyposażenie biura i drobne zakupy

Oprócz czynszu i mediów pojawiają się mniejsze, ale regularne wydatki:

• meble biurowe – biurka, fotele, szafki, regały,
• materiały biurowe – papier, tonery, długopisy, teczki,
• wyposażenie pomocnicze – drukarki, niszczarki, tablice, lampy.

Jeżeli wartość zakupu mieści się w granicach uznawanych za drobny sprzęt, przedsiębiorca może jednorazowo zaliczyć go do kosztów w dacie nabycia. Przy droższych elementach (np. kompletne umeblowanie biura) pojawia się kwestia środka trwałego i amortyzacji.

Wydatki niejednoznaczne – gdzie fiskus częściej zadaje pytania

Są obszary, w których związek wydatku z działalnością jest bardziej dyskusyjny. W takich sytuacjach znaczenie mają nie tylko faktury, ale także uzasadnienie gospodarcze i skala kosztu.

Sprzęt o podwójnym zastosowaniu

Dotyczy to zakupów, które równie dobrze mogą służyć w firmie, jak i prywatnie. Przykłady:

• telewizory, konsole, drogi sprzęt audio,
• aparaty fotograficzne używane „służbowo i prywatnie”,
• tablety, smartfony czy laptopy wykorzystywane poza pracą.

W takich sytuacjach trzeba wykazać, że sprzęt faktycznie służy działalności (np. fotograf korzystający z aparatu przy zleceniach, agencja reklamowa używająca telewizora do prezentacji projektów). Im lepsza dokumentacja (zakres usług, portfolio, umowy), tym większa szansa na bezproblemowe uznanie wydatku.

Wyjazdy łączące biznes z wypoczynkiem

Delegacje i wyjazdy na targi, konferencje czy do kontrahentów są normalnym kosztem. Problem pojawia się wtedy, gdy podróż służbowa łączy się z elementem turystycznym – np. przedłużenie pobytu o weekend z rodziną.

Kosztem mogą być wyłącznie wydatki przypadające na część służbową: bilety na podróż w terminach związanych z wydarzeniem, noclegi w dniach spotkań, opłaty konferencyjne. Dodatkowe dni urlopu, bilety dla rodziny czy atrakcje turystyczne pozostają poza firmą.

Dokumentowanie i uzasadnianie kosztów – praktyczne wskazówki

Nawet najbardziej oczywisty wydatek nie stanie się kosztem podatkowym, jeśli nie będzie odpowiednio udokumentowany i opisany. To szczególnie istotne w małych firmach, gdzie granica między życiem prywatnym a zawodowym bywa cienka.

Faktury, umowy i opisy na dokumentach

Podstawowym dowodem poniesienia kosztu jest faktura lub rachunek. W wielu przypadkach przydają się również:

• umowy – z kontrahentami, podwykonawcami, wynajmującymi,
• protokoły odbioru usług lub prac,
• opisy na fakturach doprecyzowujące, czego dotyczył wydatek.

Przykładowo, przy fakturze za „usługi doradcze” warto dopisać, że chodziło o analizę umowy najmu lokalu czy przygotowanie regulaminu serwisu. Taki opis ułatwia wykazanie związku kosztu z działalnością, gdy po latach pojawią się pytania urzędu.

Konsekwencja i zdrowy rozsądek przy klasyfikowaniu wydatków

Przy powtarzających się wydatkach dobrze jest przyjąć stały sposób ich rozliczania i trzymać się go. Jeśli sprzęt określonego typu firma zawsze ujmuje jako środek trwały i amortyzuje, zmiana traktowania bez wyraźnego powodu może budzić wątpliwości.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Co to są koszty uzyskania przychodu w małej firmie?

Koszty uzyskania przychodu to wydatki poniesione po to, aby osiągnąć przychód, zabezpieczyć jego źródło lub je utrzymać. W praktyce małej firmy będzie to wszystko, co realnie służy zarabianiu pieniędzy, usprawnieniu pracy albo możliwości świadczenia usług.

Aby wydatek mógł być kosztem, musi mieć związek z działalnością, być racjonalny dla jej skali, nie znajdować się w katalogu wydatków wyłączonych z kosztów oraz być prawidłowo udokumentowany (faktura, rachunek, umowa, dowód zapłaty).

Jak sprawdzić, czy dany wydatek mogę wrzucić w koszty firmy?

Najprościej zadać sobie trzy pytania: czy wydatek ma związek z tym, jak zarabiasz pieniądze, czy potrafisz to logicznie wytłumaczyć osobie z zewnątrz (np. urzędnikowi) oraz czy masz dokument, na którym jako nabywca widnieje Twoja firma.

Jeśli na wszystkie pytania odpowiadasz „tak”, jest duże prawdopodobieństwo, że wydatek można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Gdy przy którymś punkcie masz wątpliwości, lepiej skonsultować koszt z księgowym lub doradcą podatkowym.

Jakie są typowe przykłady kosztów uzyskania przychodu w małej firmie?

W małych firmach do najczęstszych kosztów należą przede wszystkim:

• zakup towarów handlowych i materiałów do produkcji lub świadczenia usług,
• usługi obce – księgowość, doradztwo, marketing, IT, podwykonawcy,
• media, telefon, internet i czynsz za lokal firmowy,
• wydatki na środki trwałe i wyposażenie (np. komputery, maszyny, meble biurowe), rozliczane najczęściej przez amortyzację.

Kluczowe jest to, aby te wydatki faktycznie były związane z prowadzoną działalnością i miały odpowiednie dokumenty księgowe.

Czy media, telefon i internet w mieszkaniu mogę zaliczyć do kosztów firmy?

Tak, ale zwykle tylko w części. Jeśli prowadzisz działalność w mieszkaniu prywatnym, najczęściej ustala się procent powierzchni wykorzystywanej na firmę (np. 30% mieszkania to biuro) i w takiej proporcji zalicza się do kosztów rachunki za prąd, czynsz, internet czy inne media.

Podobnie jest z telefonem i internetem używanymi zarówno prywatnie, jak i służbowo – można przyjąć rozsądną proporcję, ale trzeba umieć ją logicznie uzasadnić w razie kontroli.

Czym różni się środek trwały od zwykłego zakupu do firmy?

Środek trwały to składnik majątku firmy, który jest kompletny, zdatny do użytku, należy do firmy, jest używany w działalności i ma przewidywany okres używania dłuższy niż rok (np. komputer, maszyna, samochód, meble biurowe). Taki wydatek zwykle nie jest jednorazowo kosztem, lecz rozlicza się go przez amortyzację.

Zwykłe wyposażenie lub materiały, które zużywasz szybciej niż w rok albo mają niższą wartość, można zazwyczaj zaliczyć bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodu w momencie zakupu, jeśli spełniają ogólne warunki.

Jak działa amortyzacja środka trwałego w małej firmie?

Amortyzacja polega na stopniowym rozliczaniu w kosztach wartości środka trwałego. Zamiast od razu wrzucić całą kwotę zakupu w koszty, rozkładasz ją na określony czas według stawek amortyzacyjnych wskazanych w przepisach.

Dla firmy oznacza to, że nie obniżasz jednorazowo podatku o całą wartość środka trwałego, ale co miesiąc lub kwartał księgujesz część tej wartości jako koszt, co sukcesywnie zmniejsza dochód do opodatkowania.

Jakie wydatki na pewno nie mogą być kosztem uzyskania przychodu?

Przepisy zawierają katalog wydatków, które z definicji nie mogą być kosztem. Do typowych przykładów należą m.in. grzywny i kary, odsetki od zaległości podatkowych, niektóre wydatki na reprezentację w rozumieniu ustawy, wydatki na prywatne ubezpieczenia na życie przedsiębiorcy czy spłata pożyczki.

Nawet jeśli takie wydatki mają związek z Twoją sytuacją finansową, organy podatkowe nie pozwalają ich zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.

Najważniejsze punkty

• Kosztem uzyskania przychodu jest wydatek poniesiony w celu osiągnięcia, zabezpieczenia lub zachowania przychodu, pod warunkiem że ma związek z działalnością, jest racjonalny i odpowiednio udokumentowany.
• Nie istnieje zamknięta lista wydatków, które mogą być kosztem, ale przepisy określają katalog wydatków wyłączonych z kosztów (m.in. grzywny, odsetki od zaległości podatkowych, określone wydatki na reprezentację).
• Przed zaksięgowaniem wydatku jako kosztu przedsiębiorca powinien sprawdzić: związek z działalnością, racjonalność dla skali firmy, brak w katalogu wyłączeń, prawidłowe dokumenty oraz faktyczne poniesienie wydatku.
• Praktyczna „lista kontrolna” dla przedsiębiorcy to trzy pytania: czy wydatek wiąże się ze sposobem zarabiania, czy da się go logicznie uzasadnić przed urzędnikiem oraz czy jest właściwie udokumentowany na firmę.
• Do typowych kosztów małej firmy należą m.in. zakup towarów handlowych i materiałów do produkcji oraz związany z nimi transport, o ile są one niezbędne do sprzedaży lub świadczenia usług.
• Usługi obce (księgowość, marketing, IT, podwykonawcy) wraz z wynagrodzeniami z umów cywilnoprawnych i powiązanymi składkami ZUS oraz zaliczkami na PIT mogą stanowić koszty, jeśli tworzą wartość dla firmy i są właściwie udokumentowane.
• Rachunki za media, telefon i internet są kosztami firmy, przy czym w przypadku działalności w mieszkaniu prywatnym zwykle rozlicza się je proporcjonalnie do faktycznego wykorzystania na cele biznesowe.